Projektmenedzsment

 

Projektmenedzsment módszertanainkat alapvetően átszövi a projekt kontrolling szemlélet. Úgy tartjuk, hogy a projektmenedzsment szakmai részét a projekt kontrolling tevékenység adja: költség- erőforrás és ütemtervezés, beszerzéstervezés, műszaki előrehaladáskövetés, projektnyomkövetés, kockázat és eltérésmenedzsment.

A projekt menedzsment természetesen több ennél: az emberi tényező, a vezetői képességek és a kommunikáció jelentősége nem marad el a szakmai kontroll mögött. Az e két területet kiegyensúlyozottan képviselők a szakma legjobbjai.

Emellett remekül működik az a modell is, ahol a projektkontrolling szakmai részt külön projektcsapattag végzi (a projektkontoller), aki az adatgyűjtéssel, a projektvezető információi alapján a tervek elkészítésével és visszamérésével foglalkozik, és folyamatos elemzésekkel segíti a projektvezetőt abban, hogy a projekt adatait egy összefüggő rendszerben lássa, és ez alapján helyes és gyors döntéseket hozhasson.

Az alábbiakban röviden áttekintjük a projektmenedzsment tevékenység kulcselemeit, azokat a módszereket amelyeket munkánk során alkalmazunk.

 

Projektcsapat vezetése

​

Bármilyen nagyszerűek és átláthatóak is a folyamataink ha a csapattagokat nem tudjuk rávenni, hogy megvalósítsák őket, akkor a projektünk sikere veszélybe kerül. Így a vezetői képességeknek, azon belül is a csapatkohézió megteremtésének nagyobb a jelentősége mint gondolnánk.

​

​

Csapat felállítása

​

Könnyebb helyzet az, amikor a projektvezetőnek lehetősége van a projekttagok kiválasztására, vagy a szakterületekről történő delegáló vezetőkkel történő egyeztetésre, de az is előfordulhat, hogy olyan projektcsapattal kell együttműködnie, ahol a szereplők kiválasztásában nem vehetett részt. Bárhogy is alakul, mindenképpen szükséges a csapattagok erősségeit és motivációját feltárni ahhoz, hogy a legjobbat hozhassuk ki belőlük.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• projekt szervezeti ábra

 

​

Feladatok, felelősségek és hatáskörök kijelölése

​

A projekt kezdetén, ha már megismertük a csapattagokat, akkor kiemelt fontosságú az egyértelmű feladatok, hatáskörök és felelősségek megállapítása és kommunikálása részükre. Sokkal magabiztosabban dolgozik az, aki pontosan tudja, hogy meddig tart az ő felelőssége, és minden eszköz és információ rendelkezésére áll feladata elvégzéséhez.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

• felelősségi mátrix

• projekt döntés hatásköri lista (DHL)

 

Bizalmi kör kiépítése

​

Csapatunk elköteleződését úgy segíthetjük elő, ha a projekt minden pillanatában éreztetjük, hogy megbízunk bennük, fontosnak tartjuk a véleményüket, és komolyan vesszük az esetleges belső problémákat. A bizalom alapvető mutatószáma az információmegosztás. Amennyiben csapatunkat folyamatosan tájékoztatjuk a projekttel kapcsolatos változásokról, újdonságokról, és értékeljük a kialakult helyzetet, úgy a bizalomépítés mellett csapatunktól nagyon hasznos véleményekre, megoldási javaslatokra számíthatunk. Ha erre még bátorítjuk is őket, akkor kialakul a projektcsapatban az a kultúra, hogy itt mindannyiuk véleményére számítunk, azoknak helye van a projektmegvalósítás során. A belső problémák kezelésével pedig a törődésünket fejezhetjük ki, ami nagy fokban növeli a csapattagok lojalitását felénk. Ezek a tevékenységek nem közvetlenül hatnak ugyan a projektünk sikerességére, azonban ha ezekre nem fordítunk elegendő figyelmet és energiát, akkor a csapatkohézió hiányával kell majd szembenéznünk, amely viszont bizonyos fok elérését követően direktben hátráltathatja a projektmunkát, és emellett nagyon nehezen visszafordítható.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• problémalista

• ötletlista

​

Projekt kommunikáció és stakeholder management

​

A belső bizalmi kör kiépítése mellett a külső bizalom megteremtése is a projekt malmára hajtja a vizet:
A stakeholderek, azaz a projekt kapcsán befolyással bíró személyek (pl. projektszponzor, megrendelő, üzleti vezető, igénylő szakterületi vezető, stb.) azonosítása, és befolyási szintjük felmérése sokat segít a kommunikációs terv kialakításában. Ugyanúgy ahogy a belső kör esetében itt is egyértelmű az összefüggés a stakeholderek informáltsági szintje és a között, hogy milyen mértékben bíznak a projekt sikerében, és miben hajlandók a segítségünkre lenni.

​

Rendszeres tájékoztatásuk történhet személyes találkozók, projekt státusz prezentációk, írásos projektbeszámolók, online vagy telefonos egyeztetések formájában. Ezeket érdemes előre megtervezni, az adott stakeholder befolyásának megfelelően rendszeressé tenni, figyelembe véve az adott személy saját igényeit is.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• Üzleti indokoltság (business case)

• Projekt alapító okirat

• Projekt kommunikációs terv

• Projekt előterjesztés

• Projekt eltérésbejelentő

• Projekt státusz beszámoló

• Projekt dashboard

 

 

Projekt kontrolling

​

A projekt kontrolling, mint a projektmenedzsment szakmai eszenciája, a teljes projektéletciklust lefedi, és a különböző fázisokban különböző típusú feladatokban testesül meg. Tekintsük át ezeket a főbb tevékenységeket dióhéjban:

 

Műszaki tartalom menedzsment (scope management)

​

A műszaki tartalom menedzsment sikerességét szinte teljes egészében a projekt előkészítésének minősége határozza meg. A műszaki tartalom definiálásánál a részletezettség, a pontos hatókör megállapítása (milyen tartalmak a projekt részei, és mi az, ami már nem a projekt része) kulcs fontosságú. A tervezés során a műszaki tervek alapján azonosítjuk a leszállítandó elemeket (azaz hogy mit adunk át a projekt befejezésekor), valamint a műszaki tartalmat megbontjuk szerződéses csomagokra: pontosan elválasztható műszaki tartalom csomagokat szükséges képezni, amelyekre később a beszerzési eljárások elindíthatók lesznek. Ezekre vonatkozóan megtervezzük és ütemezzük a beszerzéseket, különös figyelemmel a hosszú gyártási idejű tételekre (Long Lead Item), mert ezek szinte kivétel nélkül kritikus úton lesznek az ütemtervünkben.

​

A projekt kivitelezés során a változásmenedzsment illetve a claim menedzsment tevékenységen keresztül figyeljük és követjük nyomon a műszaki tartalom változásait. Itt nagyon szépen látszik, hogy egy projektmenedzsment rendszerben milyen szoros összefüggések határozzák meg a munkánkat: egy műszaki tartalom változás (legyen az pótmunka, többletmunka, vagy elmaradó munka) minden esetben hatással van az ütemtervre, műszaki előrehaladásra, erőforrástervre, beszerzési tervre, költségekre és adott esetben a kockázatokra is. Ennek megfelelően minden változást nyilvántartunk, részletesen megtervezünk, és az okozott változásokat a projekt megfelelő dokumentumaiban is átvezetjük. Ezáltal a műszaki tartalom változás hatása azonnal kimutatható.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• Műszaki követelmények

• Műszaki leírás

• Szerződéses csomag bontás / Work Package bontás

• Beszerzési terv

 

 

Ütemtervezés

​

Az időtervezés során a projekt jellegének megfelelően kiválasztjuk hogy időkorlátos vagy erőforráskorlátos ütemterv készítése illeszkedne –e jobban a projektünkhöz. Utóbbira akkor lehet szükség ha a saját, vagy külső erőforrásaink igen szűkösek, és máshonnan nem pótolhatók. A jelen piaci környezetben jellemzőbb az időkorlátos ütemterv készítés, hiszen sok pályázatban, szerződésben rögzítésre kerül egy határidő vagy betartandó átfutási idő a projekt tekintetében, és sok esetben kötbér fizetési kötelezettség is felléphet.

​

Az ütemtervezés első lépése a tevékenység struktúra (WBS) kialakítása. Ekkor megtervezzük hogy mely struktúra szinten fog történni a projekt nyomonkövetése. Ezekhez a szintekhez fogjuk hozzárendelni az egyes költségeket a teljes projektéletciklus alatt, annak érdekében hogy bármikor megállapítható legyen az időbeli és műszaki előrehaladásuk mellett a költségfelhasználásuk aktuális szintje is.

​

A tevékenységeket a technológiai sorrendek ismeretében logikai kapcsolatokkal hálótervbe rendezzük, és megállapítjuk a kritikus utat, azaz a tevékenységek leghosszabb láncolatát, amely meghatározza a projekt átfutási idejét. A költségvetés elkészültével az egyes költségvetési tételeket tevékenységekhez rendeljük, hogy megkapjuk a műszaki előrehaladásuk kalkulációjához elengedhetetlen súlyozási alapot. Amint minden költségvetési tétel hozzárendelésre került a tevékenység struktúra megfelelő szintjéhez, akkor bázistervet mentünk, amellyel megőrizzük az alapállapotot, ez később a visszamérésünk alapjául szolgál majd. A projekt során folyamatosan aktualizáljuk az ütemtervet és a nagyobb változások esetén újabb bázisterveket mentünk. Amennyiben a projektünk elmaradásba kerül, utolérési terveket készítünk.

​

Az ütemterv aktuális állapota rendkívül beszédes a projekt státusz beszámolókban, és már önmagában is nagyszerű projektmenedzsment eszköz. Rendszerbe illesztve pedig a nyomonkövetés lelkéül szolgál.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

• Ütemterv

 

​

Erőforráskezelés

​

Projektünk jellege határozza meg azt, hogy milyen mélységű erőforrásterv illetve kapacitásterv elkészítésére van szükség. Az alacsony erőforráskitettségű projekteken is legalább a belső erőforrásráfordításainkat érdemes megtervezni és nyomon követni. Az erőforrástervezés mélysége szempontjából használhatunk durva erőforrrástervezést, amikor csak a szükséges szakmát vagy szakterületet nevezzük meg, vagy finom erőforrástervezést ahol konkrét személyek kapacitásait szeretnénk a projektben lekötni. Az erőforrásterv időskálája lehet havi, heti, napi bontású, vagy különleges projektekben (pl. üzemleálláskor végzendő munkák) akár negyedórás bontásban is készülhet.

Az erőforrásterv folyamatos aktualizálásával és a tény felhasználások követésével időben felkészülhetünk a kapacitáshiányos időszakokra, és átcsoportosításokkal elkerülhetünk esetleges ütemtervi csúszásokat is.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• Erőforrásterv

 

​

Költségtervezés

​

Azon projektek esetén amelyeket külső piac részére valósítunk meg (azaz árbevétellel rendelkeznek) már a pályázati, ajánlatadási szakaszban viszonylag pontos költségbecslés készítésére van szükség, hiszen a projekt kapcsán elérhető eredményünk múlik ezeket a kalkulációkon. Számos költségbecslési, tartalékképzési módszerrel határozhatjuk meg az ajánlati árat, amely az árlejtések során még módosulhat.

​

Beruházási projektek esetén, a költségbecslés a megvalósítási szakaszhoz közeledve pontosodik. Minden projekttípus esetén az első bázistervnek része a kezdeti ütemterv és a kezdeti költségterv egymással szoros összefüggésben. Ez a terv lesz a visszamérés alapja, ezért fontos hogy már korai fázisban olyan mélységű legyen, amilyen mélységben a nyomonkövetést végezni kívánjuk, és amely mélység könnyedén bontható szerződéses csomagokra, illetve egyértelműen hozzárendelhető ütemtervi tevékenységekhez.

Akár a műszaki tartalom, akár az erőforrások, akár időbeli változások történnek, de árnövekedések esetén is a költségtervet aktualizáljuk, és a változás hatását azonnal kimutatjuk.

A projekt mindenkor aktuális (forecast) költségvetése tartalmaz tartalékokat és kockázatokkal kapcsolatos várható költségeket is.

​

Kapcsolódó dokumentumok:

• Részletes költségbecslés

• Költségvetés

 

​

Kockázatkezelés

​

Szerencsére ma már elmondhatjuk, hogy a legtöbb projekten történik kockázatbecslés, jellemzően a tervezés időszakában. Sok helyen már felismerték a kockázatmenedzsment, azaz a folyamatos kockázatkezelés fontosságát is. Egy projektmenedzsment rendszerben elengedhetetlen az is, hogy a kockázatok költség hatását becsüljük, emellett a kockázatok mitigációinak költségeit tervezzük és nyomonkövessük. Így kulcs elem a kockázatok árazása.

​

Miután beazonosítottuk a projektünkre leselkedő kockázatokat, megállapítjuk hogy az esetleges bekövetkezés esetén milyen költség merülne fel (legrosszabb esetben). Ezután ehhez hozzárendelünk egy éppen aktuális megvalósulási valószínűséget, e két tényező szorzata fogja adni a kockázat értékét. A kockázatok értékének összessége pedig a költségvetésben szerepeltetendő kockázat költséget, ami nem más mint a költségvetés bizonytalansága. Ahogy haladunk előre az időben a projekteken jellemzően egyre kevesebb és egyre kisebb hatású kockázatok maradnak nyitva, s így a költségvetésünk bizonytalansága is csökken.

​

A kockázatok folyamatos nomyonkövetésével és elhárításuk, csökkentésük, vagy elkerülésük költségének tervezésével rendszerben kezelhetjük őket, ami lehetőséget nyújt hatásaik figyelemmel követésére, így velük kapcsolatosan megalapozott döntések születhetnek.

 

Kapcsolódó dokumentumok:

• Kockázat regiszter

​

Hasznos projektmenedzsment sablonok készítését mutattuk meg Projektmenedzsment és projektkontrolling szakmai közösség facebook oldalunkon szervezett ingyenes webinár keretében. Ennek felvétele itt megtekinthető:

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

A rendszer

​

Az általunk használt projektkontrolling módszertant, a tevékenységek helyét és idejét a rendszerben az alábbi ábrán foglaltuk össze:

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

 

 

 

Úgy gondoljuk, hogy ezek az elemek egymástól nem elválaszthatók, együtt alkotnak egy teljes projektmenedzsment rendszert, melynek működtetésével olyan adatokat tudunk kinyerni a projekt során, amelyek egyértelműen megmutatják a projekt helyzetét. Egyes változtatási intézkedések, döntések hatását csak akkor lehet megmérni, és ennél fogva megbizonyosodni róla, hogy valóban a várt eredményt hozták, ha van képünk (mért adatunk) arról, hogy mi volt a változtatás vagy döntés előtti állapot. Ezért hiszünk benne, hogy a folyamatos mérés a döntéselőkészítés és visszamérés alapfeltétele.

 

​

Portfóliómenedzsment

​

Amennyiben a fentiekben leírt módszertanokat egy adott projekt portfólió minden projektjére alkalmazzuk, akkor nagyszámú rendezett és egységes adathalmaz áll rendelkezésünkre a teljes portfólióról. Ezek az adatok nem csak a portfólió elemzésére nyitnak lehetőséget. A vállalat működési és egyéb költségeinek ismeretében megállapíthatók lesznek az egyes projektek eredményhatásai a vállalatra nézve. A portfóliószintű teljesítménycélok lebonthatók lesznek projektekre és így egyértelmű célok tűzhetők ki az egyes projektek számára. Így képes egy ilyen rendszer az éves üzleti tervezés alapjául szolgálni és teljes vállalati kontrolling folyamatot lefedni.

 

Ha módszertancsomagunk elnyerte tetszését, ez úton is bátorítjuk bevezetésére és használatára.  

Ha a bevezetésben, folyamatok kialakításában, mérőrendszerek felépítésében, projektcsapat vezetésben, vagy akár teljes projektmenedzsment vagy projektkontrolling szolgáltatásban vállalata segítségére lehetünk, várjuk jelentkezését elérhetőségeinken!

​

 

 

Minden jog fenntartva: Nethod Kft.

Jogi nyilatkozat: A Nethod Kft. fenntart minden, a weboldalon vagy a weboldal által közvetített információhoz (beleértve minden szöveget, grafikát és logót) kapcsolódó minden jogot (beleértve a szerzői jogokat, a védjegyeket és más szellemi jogokat). Rövid szövegek és képek csak a pontos forrás megjelölésével, teljes bekezdések vagy törzsszövegek csak a tulajdonos írásos engedélyével használhatók fel és publikálhatók.