A helyes ütemterv titkai

Számos nagyszerű forrásból olvashatunk arról, hogy mi is az ütemterv, és milyen fontos szerepe van a projekt tervezésben és nyomonkövetésben.

Ebben a cikkben (a konkrétumok szerelmeseiként) ez alkalommal arra keressük a választ, hogy hogyan is érdemes ütemtervezni. Ha betartjuk a játékszabályokat, nagyon sok kellemetlenségtől megkímélhetjük magunkat.

Az eszköz

Mielőtt belevágunk a hálótervezés rejtelmeibe, érdemes tennünk egy kis kitérőt egy igen megosztó kérdés részleteibe: Milyen eszközt használjunk az ütemtervezéshez?

Az igazság az, hogyha erről régóta a szakmában tevékenykedő ütemtervező mérnököket kérdezünk meg akkor ők a legprofibb szoftvereket fogják ajánlani, amelyek egészen komoly összefüggések modellezésére is alkalmasak és ütemtervezési funkción kívül gyakorlatilag egy teljes projekt monitorozására alkalmas eszköztárral rendelkeznek (ilyen például a Primavera). Tudnunk kell ugyanakkor, hogy bár funkcionálisan tényleg ezek tudják a legtöbbet nyújtani, nem véletlenül erre szakosodott mérnökök használják ezeket napi szinten: tudásuknak megfelelően bonyolult a használatuk és profi felhasználót igényelnek.

Amennyiben olyan projektmenedzsereket kérdezünk, akik maguk is napi szinten ütemterveznek valószínűleg az MS Project-et fogják ajánlani amely a legismertebb szoftver a piacon, a lehetőségekhez mérten felhasználóbarát, és bár tudása messze elmarad a fent említettektől, ennek ellenére akár milliárdos projektek követésére is alkalmas lehet, a használat alapjai pedig akár néhány napos tanfolyamon is elsajátíthatók. (Ha éppen erre van szükséged, szeretettel várunk képzéseinken: Képzés | nethod) Ez a többi office alkalmazással is kompatibilis, például adatai nagyszerűen használhatók Power BI kimutatások készítéséhez. Az ár tekintetében kisebb cégek számára is megfizethető.

Szót kell még ejteni arról, hogy egyre több projektmenedzsment vagy feladatkezelő online alkalmazás (pl. MS Planner, Asana, EasyProject, Clickup) képes nem csak Gantt diagramos nézet megjelenítésére, hanem logikai kapcsolatok kezelésére a feladatok között, tehát egyszerűbb ütemterveket már itt is létrehozhatunk. Ezek a funkciók sok esetben ingyenesen, de legalábbis a 30 napos próbaverzióban elérhetők, utána jellemzően éves díjas konstrukciókból választhatunk.

A rettegett szókapcsolat: ütemtervezni excelben

Nyugodtan kimondhatjuk, hogy a hálótervezésben jártas kollégáknak biztos, hogy a hideg futkos a hátán, ha csak meglátnak egy olyan „ütemtervet” amely excel cellák színezésével jött létre. Pedig a valóság sajnos az, hogy még olyan nagyvállalatoknál is ahol számos liszensz áll rendelkezésre ütemtervező szoftverekhez, nagyon gyakran találkozunk ezzel a jelenséggel.

Mi a gond vele?

Nézzünk szembe a ténnyel, hogy az így létrehozott „ütemtervek” megalkotói lényegében „ingyen” vagyis egyébként is rendelkezésre álló szoftverben, vizuális megjelenítéssel elérték a célt: megtervezték a projekt lefutását.

A dolog ott hibádzik, amire már az ezerkilencszázas évek közepén is rájöttek, hogy bár a Gantt diagram tökéletes eszköz a tevékenységek vizuális ábrázolására, nem őrzi meg a tervező logikáját, azaz a technológiai sorrendeket és függőségeket az egyes tevékenységek között: vagyis csak úgy aktualizálható, hogy lényegében újrarajzoljuk az egészet.

Képzeljük el, hogy olyan helyzetbe kerülünk, hogy tényleg nem áll rendelkezésre más, csak excel, és nagyon kellene egy ütemterv…

Használjuk okosan

A megoldás ami a Gantt diagram hátrányait örökre elfeledtette előbb a CPM (Critical Path Method), majd az MPM (Mertra Potential Method) hálótervezés, ahol már logikai kapcsolatok számos típusával lehetett a tervezési logikát rögzíteni, így később az aktualizálás gyerekjátéknak tűnt a korábbi teljes újratervezéshez képest.

Ha tényleg arra kényszerülünk, hogy Excel-ben ütemtervezzünk, akkor a legjobb ha használjuk elődeink felfedezéseit és magunk is megőrizzük a tervezés logikáját.

Arról, hogy hogyan készíthetünk hálóterven alapuló, könnyen aktualizálható ütemtervet excelben, frissülő gantt diagrammal ebben az Ütemtervezés excelben szakmai alapokon? Igen lehetséges! című bejegyzésünkben írtunk.

Hálótervezési alapkövetelmények

Láthatjuk, hogy ha ütemtervezni szeretnénk az eszközök széles skálájából válogathatunk. Azonban bármit is választunk, ahhoz hogy jó ütemtervünk legyen be kell tartanunk bizonyos szakmai szabályokat. Egyes szoftverek nem engedik a szabálytalan háló létrehozását, de a legtöbb esetben könnyen lérehozhatunk betarthatatlan ütemtervet. Ha az alábbi checklistában minden feltétel teljesül, akkor jó eséllyel fog az ütemtervünk helyes előrejelzéseket adni:

• Az ütemtervben csak egy kezdő és egy befejező tevékenység lehet (csak egy tevékenység lehet megelőző nélkül, és csak egy lehet követő nélkül): azaz a „lógó” tevékenység nem megengedett
  

• Két tevékenység közötti logikai kapcsolatnak a valós technológiai vagy sorrendi kapcsolatot kell tükröznie (pl. nem párhuzamosítható két olyan tevékenység, amelyek a valóságban sem tudnak párhuzamosan haladni, mert egymásra épülnek)
  

• Összegző tevékenységnek nem lehet logikai kapcsolata más tevékenységekkel: a tevékenységek logikai kapcsolatait a WBS struktúra legmélyebb szintjén kell megállapítani
  

• Az ütemtervben (minimum 1) kritikus útnak lennie kell, amely minden esetben minden projektfázist érint (pl. nincs olyan helyes ütemterv, amelyben a kivitelezési fázisban semmi nincs kritikus úton. Szabályos hálóterv esetén nem létezik olyan időpillanat amikor „semmi nincs kritikus úton”.)
  

• logikai kapcsolatokon az időköz >= 0, azaz negatív időköz nem megengedett
  

• Nem szerepelhet negatív tartalék idővel rendelkező tevékenység
  

• Kényszerrel, azaz rögzített kezdéssel vagy befejezéssel rendelkező tevékenységek csak indokolt esetben szerepelhetnek, mert megtörik a hálót. Helyettük érdemes határidőt beállítani a tevékenységen vagy mérföldkövön, és annak tartalékidejét figyelni
  

• Nem szerepelhet nem aktualizált tevékenység, azaz tevékenységek múltbeli befejezési dátummal csak akkor szerepelhetnek, ha van rájuk tény befejezési dátum beállítva
  

• Minden esetben léteznie kell egy teljes projektet összegző főtevékenységnek, amely a WBS struktúra legfelső szintje, mert itt lesz látható a teljes átfutási idő (és műszaki előrehaladás követés esetén a teljes projekt készültség)

Rendszer szintű lehetőségek

Ha meggyőződtünk róla, hogy az ütemtervünk helyes, és a projekt során rendszeresen aktualizáljuk is, akkor számos lehetőség nyílik meg előttünk az időtervezésen és a tevékenységek időbeli követésén kívül:

Egy jól kialakított ütemterv tökéletes alappillére lehet egy teljes projekt kontrolling rendszer megalkotásának. Amelyek keretében az alábbiakra nyílik lehetőségünk:

- Költségtervezés

- Erőforrástervezés

- Műszaki előrehaladás követés

- Komplex bázistervek (baseline) mentése és összehasonlítása

- Tényköltségek követése

- Megtermelt érték (Earned Value) kimutatása

- Projekt monitoring / kontrolling / projekt státusz riportok készítése

Ha felkeltettük az érdeklődésed és többet szeretnél megtudni az ütemtervezés és a kapcsolódó projektmenedzsment és projekt kontrolling rendszerek lehetőségeiről, várunk képzéseinken!