Adat Alapú Projektirányítás - A 4+1 Eszköz, Ami Valóban Működik

Adat alapú projektirányítás: a 4+1 eszköz, amivel kézben tartható a projekt

A projektek ma a VUCA világban, azaz egy egyre kiszámíthatatlanabb környezetben futnak. Gyors változások, erőforráshiány, folyamatos nyomás a határidőkön és a költségeken – mindezt sokszor úgy, hogy az adatok különböző rendszerekben vannak, és nehéz egy adott pillanatban megmondani, valójában hol is tart a projekt.

Az adat alapú projektirányítás lényege nem az, hogy még több riportot gyártsunk, hanem az, hogy időben lássuk, mi történik, és legyen lehetőségünk beavatkozni. Ehhez négy alapvető eszközre van szükség, ezek együtt adják azt a stabil alapot, amire valóban lehet projektet irányítani.

1. Ütemterv – ne csak reményeid legyenek

Ütemterv nélkül projektet indítani könnyen ámokfutássá válik. Akkor is, ha egy kisebb feladatról van szó, és akkor is, ha egy komplex beruházásról.

Egy jól működő ütemterv hálóterv-alapú: egyértelmű benne, hogy mely tevékenység mi után következhet, milyen logikai kapcsolatok vannak közöttük. Ez nem szoftverfüggő kérdés. A dedikált ütemtervező szoftver könnyebbséget jelent, de jobb híján meg lehet oldani Excelben is, a lényeg hogy folyamatosan számoló hálóterv alapú megoldást hozzunk létre! Az excelben történő hálóterv alapú ütemtervezésről ebben a blogcikkünkben írtunk, de megtanulhatod Projektmenedzsment Excelben képzésünkön is!

Fontos, hogy az ütemterv:

• folyamatosan számoló logikai kapcsolatokon alapuló hálóként legyen létrehozva

• a teljes projektre vonatkozzon,

• ne csak elkészüljön, hanem rendszeresen aktualizálva legyen,

• és rendszeresen át legyen beszélve a csapattal.

  
  

Az ütemterv igazi értéke nem az elkészítésében, hanem a folyamatos használatában van. Ha naprakész, akkor nemcsak követni, hanem irányítani is lehet vele a projektet.

2. Erőforrás-terv – a kapacitások költsége

Minden belső kapacitás költséget jelent: az emberek, a gépek, az eszközök akkor is pénzbe kerülnek, ha éppen nem termelnek.

Az erőforrás-terv segít abban, hogy láthatóvá váljon:

• mikor kire és mire van szükség,

• hol alakul ki túlterhelés vagy épp kihasználatlanság,

• és mekkora a projekt belső ráfordítása.

  
  

Erőforrást tervezni ütemterv nélkül nem lehet. Ha nem tudjuk, mikor milyen feladat fut, akkor azt sem tudjuk, kinek mikor mit kell csinálnia.

Készíthetünk durva erőforrástervet pozíciónként és gép kategóriánként, vagy finom erőforrástervet konkrét munkavállallónként vagy gépenként. A lényeg ugyanaz: ha rendszeresen frissítjük, akkor döntéstámogató eszközzé válik, nem csak egy statikus táblázattá.

3. Beszerzési terv – a külső költségek térképe

A beszerzési terv a projekt külső költségeit fogja össze: mindazt, amit a piacról kell megvásárolni.

Minél nagyobb és összetettebb egy projekt, annál fontosabb tudni:

• mit kell beszerezni,

• mikorra kell rendelkezésre állnia,

• és milyen szerződéses feltételek mentén.

  
  

Egy jól felépített beszerzési terv egyben szerződés-nyilvántartás is. Látszik belőle a műszaki tartalom, a felelősségi körök, a mérföldkövek és az, hogy ezek hogyan illeszkednek az ütemtervhez.

Az igazi probléma ott kezdődik, amikor az ütemterv, az erőforrás-terv és a beszerzési adatok nem szinkronizálódnak. Ezek együtt adnak értelmezhető képet, külön-külön csak adat-szigetek maradnak.

4. Költségterv – a projekt gazdasági iránytűje

A költségterv megmutatja, mennyibe kerül a projekt megvalósítása, és mikor jelentkeznek ezek a költségek. Árbevételes projektek esetén arra is választ ad, hogy az egyes tartalmi csomagok milyen profit szinttel lettek szerződve, és hogy a projekt végére milyen eredményt várhatunk.

Ez az a pont, ahol az előző három eszköz összeér:

• az ütemterv adja az időzítést,

• az erőforrás-terv a belső költségeket,

• a beszerzési terv a külső, szerződéses tételeket.

Ha ezek összefüggésben vannak kezelve, akkor bármely időpillanatban meg lehet mondani, hol tart a projekt, és hova fog kifutni költség vagy eredmény szempontból.

A költségterv rendszeres aktualizálása – minimum havi de akár heti szinten – nemcsak a vezetésnek ad támpontot. A tapasztalat az, hogy a transzparencia a csapatra is pozitívan hat: sokkal tudatosabb döntések születnek, ha mindenki érti a teljes képet.

+1 eszköz: AI – az időnyerő

Az adat alapú projektirányítás időigényes munka. Az időt ott lehet visszanyerni, ahol ismétlődő, manuális feladatok emésztik fel az energiát.

Az AI ebben rengeteget tud segíteni: dokumentumok feldolgozásában, összehasonlításában, információk kinyerésében. Nem helyettesíti a szakmai döntést, de jelentősen csökkenti az adminisztrációt.

Fontos, hogy tudatosan legyen használva:

• pontos instrukciókkal,

• kontrollált keretek között,

• és a szervezeti, compliance szabályok betartásával.

• 
  

Jól alkalmazva napi szinten órákat lehet vele felszabadítani.

Összegzés

A projektirányítás kulcsa nem egyetlen eszközben van, hanem abban, hogy az adatokat összefüggésükben kezeljük. Az ütemterv, az erőforrás-terv, a beszerzési terv és a költségterv együtt alkotnak működő rendszert.

Ez nem egyszeri feladat, hanem folyamatos működés. Nem kampány, hanem szemléletmód. Ha ez megvan, akkor a csapatnak nem kell többé futnia a projekt események után, hanem épp fordítva: kezükbe kerül az irányítás és a kontroll.

Hogyan alakítsam ki?

Egy ilyen rendszert fel lehet építeni házon belül: a módszertan és az eszközhasználat elsajátítható a képzéseinken, és kialakítható saját kompetenciaként is. Ugyanakkor szolgáltatásként is igénybe vehető tőlünk a projektkontrolling, ez a Project Controls as a Service (PCaaS): ennek a hatalmas előnye, hogy nem kell külön embert felvenni és betanítani, ez a megoldás jellemzően olcsóbb, rugalmasan skálázható, bármikor megrendelhető vagy lemondható, és azonnal magas szakmai minőséget ad. Építs adat alapú projektirányítási rendszert akár saját kútfőből, akár a mi segítségünkkel, a lényeg ugyanaz: az adatok végre összefüggésben lesznek kezelve, és a projekt valóban irányíthatóvá válik.