A projekt sikerének láthatatlan motorja: a kulcsfontosságú ütemtervezés

A legtöbb projekt ott csúszik el, ahol a legkevésbé számítanánk rá: az ütemezésen.

Lehetnek jó szakemberek, tiszta célok, megfelelő büdzsé… de ha az ütemterv hibás, hiányos vagy nem naprakész, akkor a projekt olyan lesz, mint egy GPS nélküli autó: valahogy el fog jutni valahová, csak éppen nem oda, ahová szeretnénk, és biztosan nem időben.

A Nethod szakmai tapasztalatai és a nemzetközi szervezetek ajánlásai szerint a projektirányítás egyik legfontosabb területe az ütemezés.

De nem akármilyen ütemezés:

szakmailag helyes hálóterv + folyamatos aktualizálás.

És ez az a két terület, amiben a legtöbb projekt elbukik.

A legnagyobb fájdalompontok az ütemtervezésben

1. Autodidakta módon használt ütemtervező szoftver (pl. Microsoft Project) = hibákkal teli háló

Az MS Project könnyen telepíthető, gyorsan használható – és pont ezért nagyon sokan úgy tanulják meg, hogy megnyitják és használják.

Ez gyors kezdést ad… de szakmai alapok nélkül jönnek a tipikus hibák:

• az alapértelmezett kézi ütemezésű tevékenységek használata, ami akadályozza a hálószámítást

• a feladatok közt téves vagy felesleges függőségek jelennek meg

• nincs kritikus út (mert nem számítható ki)

• fix dátumokkal (kényszerekkel) merevvé teszik a hálót

• negatív időköz használatával teljesíthetetlen sorrendek jönnek létre

  
  

Ezekből a hibákból aztán egy olyan háló születik, amely:

• nem valóságos,

• nem betartható,

• aktualizáláskor gyakran szétcsúszik, összeomlik

• nem lehet belőle döntést hozni.

  
  

És ami rosszabb: a projektcsapat minden nap ebből dolgozik.

2. Elmaradó vagy hibás aktualizálás = a terv már nem a valóságot mutatja

A helyes ütemterv nem statikus. Élő dokumentum, amit mindenképpen frissíteni kell – hetente, nagyobb projekteknél akár naponta.

A gyakorlatban azonban sokszor:

• nem jegyzik fel a tényleges teljesítést,

• a változásokat Excelben vagy e-mailben rögzítik, nem a projekttervben,

• elmaradnak a státuszmegbeszélések,

• a terv “lemarad” 2–4 hétre a valóságtól.

Ennek eredménye?

• a vezetők hamis információt kapnak,

• rossz döntéseket hoznak,

• a csúszások késve derülnek ki,

• és a projekt kisiklik látható ok nélkül.

  
  

3. A csapat nem ugyanabból a tervből dolgozik

Ha a hálóterv nem naprakész:

• a kivitelezés rossz prioritások szerint halad,

• az alvállalkozók nem tudják, mikor kell kezdeniük,

• nem látszik a valódi kritikus út,

• mindenki mást gondol a projekt aktuális állapotáról.

Ez “kontrollálhatatlan projektérzetet” okoz – ezt az érzést sok projektmenedzser ismeri.

A megoldás: szakmailag helyes hálóterv + folyamatos aktualizálás MS Projectben

A jó hír az, hogy ha a szakmai alapok megvannak, az MS Project nagyon hatékony, gyors és átlátható ütemező eszköz.

Miért Microsoft Project?

Mert:

• olcsó, könnyen beszerezhető

• ez a leginkább elterjedt hálótervező szoftver

• felhasználóbarát

• minden funkció elérhető bene amire akár komplex projekt tervezésénél szükségünk lehet

• azonnal mutatja a kritikus utat,

• beépítve kezeli a csúszásokat,

• könnyen frissíthető

• a változások hatását rögtön látod a teljes projektre.

  
  

Az aktualizálás pedig tényleg egyszerű:

• beírod a tényadatokat,

• a program újraszámolja a hálót,

• és máris látszik, hol a csúszás és mi a hatása.

  
  

Ez az a fajta kontroll, amit kézi riportokból soha nem lehet elérni, ahhoz pedig hogy Excelben helyes hálótervet hozzunk létre, elég speciális tudás szükséges. Erről is írtunk ebben a blogbejegyzésünkben.

Mi kell ahhoz, hogy jó ütemtervet készíts?

A Nethod módszertana a Nethod Project Controls szerint pontosan négy dolog:

1. logikus struktúra (WBS),

2. szakmailag helyes hálóterv,

3. tisztán definiált tevékenységek és függőségek,

4. rendszeres aktualizálás.

   
   

Ezek együtt adják azt az ütemtervet, amely:

• valós információt ad,

• korán jelzi a problémákat,

• alkalmas a napi feladatok megállapítására

• vezeti a projektcsapatot,

• támogatja a döntéshozókat,

• és képes valóban “irányítani” a projektet.

  
  

Képzés: 1 nap alatt elsajátítható a teljes, profi MS Project tudás

A Nethod intenzív, 1 napos MS Project képzésén minden gyakorlati tudást megszerzel, amellyel:

• helyes hálóterveket tudsz létrehozni,

• fel tudod építeni a WBS-t,

• logikus, szabályos függőségeket tudsz kialakítani,

• profi kritikus utat tudsz számítani,

• és rutinosan tudod aktualizálni a projekttervet.

  
  

A kurzus végére:

• nem elvont elméletet kapsz,

• hanem képes leszel bármikor egy működő, szakmailag helyes ütemtervet felépíteni, amelyet akár már másnap használhatsz a saját projektjeiden.

Mi van, ha nem akarok ezzel foglalkozni?

Akkor Te is egy vagy azok közül, akik ezt a feladatot inkább szakértőre bízzák. Minél nagyobb egy projekt annál valószínűbb, hogy érdemes külön pozícióként tekinteni az ütemtervezőre.

A Nethod PCaaS - Project Controls as a Service fix havidíjas szolgáltatásának az ütemtervezés is része, de gyakran előfordul, hogy partnereink kizárólag ütemtervezéssel bíznak meg bennünket nagy komplexitású projektek esetén.

Ebben az esetben nyugodtan hátradőlhetsz, az adataid jó kézben vannak és a projekt irányításának gerincét adó ütemterved folyamatosan aktualizálásra kerül.

Összegzés: a projekt ütemterve nem adminisztratív feladat – ez a projekt szíve

Egy rossz ütemterv félreviszi a projektet. Egy jó ütemterv a munkairányítás alapja, átláthatóságot teremt, és kiszámíthatóvá teszi a megvalósítást.

A megfelelő szakmai alapokkal létrehozott, naprakészen tartott hálóterv:

• a projekt egyetlen valóságos iránytűje,

• a csapat mindennapi munkájának alapja,

• a vezetői döntések legfontosabb információforrása,

• és a projektmenedzseri siker záloga.

Tanuld meg vagy vedd igénybe szolgáltatásként tőlünk és tartsd a kezedben a projekted irányítását!