Miért buknak el a nagy beruházási projektek? - A szétszórt adatok láthatatlan költsége és a megoldás, ami már Excelben is működik

A legtöbb nagy beruházási projektben — legyen szó ipari beruházásról, IT-fejlesztésről vagy bármilyen kivitelezési munkáról — ugyanaz a jelenség ismétlődik: mindenki a saját kis “szigetén” dolgozik. A beszerzési adatok egy külön rendszerben (vagy excelben) élnek. A költségterv egy másik fájlban. Az erőforrás-terv egy harmadikban. Az ütemtervet sokszor egy másik csapat kezeli MS Projectben vagy Primavera-ban. A kockázatregiszter pedig egy teljesen külön dokumentum — ha egyáltalán létezik.

És ami a legrosszabb: ezek az adatok ritkán találkoznak egymással.

Ez a működésmód első ránézésre ártalmatlannak tűnik. De aki valaha vitt már nagyberuházást, pontosan tudja, hogy ez a projektkontroll egyik legnagyobb ellensége.

A problémák forrása: amikor az adatok nem kommunikálnak egymással

Az AACE - költségmérnökök nemzetközi szervezete által lefektetett alapelvek szerint egy projekt csak akkor kormányozható, ha a kontroll funkciók — ütemezés, költségkontroll, kockázatkezelés, erőforrásgazdálkodás és beszerzés — egy közös, integrált adatrendszerből dolgoznak.

A valóság ezzel szemben gyakran így néz ki:

1. Minden adat más formátumban és más helyen él

• A költségtervet egy pénzügyes csapat kezeli egy struktúrában

• A beszerzés saját, eltérő bontásokkal dolgozik

• Az ütemterv teljesen más logika szerint készül

• A kockázatregiszter nem kapcsolódik sem a költséghez, sem az ütemezéshez

Ennek mi az eredménye? Nincs olyan “egyetlen igaz forrás”, ami alapján felelős döntéseket lehetne hozni.

2. A csapatok nem szinkronizálnak

Külön szervezetek kezelik a projekt különböző részeit, és jellemzően:

• nem egyeztetnek rendszeresen

• nem ugyanazt az adatstruktúrát használják

• nem látják egymás hatásait

Így fordul elő, hogy:

• a beszerzés csúszása csak hónapokkal később jelenik meg a költségtervben,

• a költségnövekedés nem épül be az ütemtervbe,

• az erőforrás-hiány csak akkor derül ki, amikor már baj van.

Ez a szigetszerű működés hamis biztonságérzetet ad — egészen addig, amíg a projekt hirtelen “kiborul”.

3. A vezető nem kap valódi helyzetképet

A döntéshozók rendszerint így érzik magukat:

• “Mindenki küldött egy riportot, de egyik sem ugyanazt mutatja…”

• "Olyan számokat kell megmagyaráznom a vezetőségnek, amiket még sosem láttam"

• “Hogyan lehet, hogy az ütemterv szerint minden rendben, közben elfogyott a keret?”

• “Miért csak most szóltok, hogy három hónapos csúszás lesz?”

A Project Controls Academy ezt nevezi “lack of integration”-nek , és egyértelműen kimondja:

“Integrated project controls is not optional — it is the foundation of predictable project delivery.”

És ebben rejlik a lényeg: integráció nélkül nincs kontroll.

A megoldás: összefüggő projektadatbázis — akár Excelben is

Sokan azt gondolják, hogy integrált projektkontrol adatrendszert csak drága, bonyolult szoftverekkel (Primavera, SAP, Oracle, Ares PRISM stb.) lehet létrehozni.

Ez tévhit.

A struktúra — az integráció logikája — sokkal fontosabb, mint az eszköz. És a megfelelő struktúrát Excelben is fel lehet építeni.

Hogyan működik egy összefüggő projektadatbázis?

Az alapja az, hogy minden adat ugyanazon bontási struktúra (WBS, CBS, MBS, PRL) mentén fut össze:

• ugyanazokat a kódokat használjuk,

• minden adat egymásra hivatkozik,

• egy változás mindenhol azonnal látszik.

• 
  

Például:

• Ha a beszerzés csúszik → látszik az ütemtervben

• Ha a költség nő → látszik a cash-flow-ban

• Ha nő egy kockázat → beépül az idő- és költségtartalékba

  
  

Ez az integrált projektkontroll lényege.

A 6 hetes Projektmenedzsment Excelben kurzusunk pontosan ezt tanítja meg

A képzésünkben nem sablonokat adunk. Struktúrában gondolkodni tanítunk.

A 6 hét alatt közösen felépítünk egy olyan rendszert, amelyben:

• a költségterv,

• a beszerzési lista,

• az erőforrásterv,

• az ütemterv,

• a kockázatregiszter egy egységes, Excelben is működő adatbázist alkotnak.

Ez pedig azt eredményezi, hogy:

• nem lesz többé káosz,

• nem lesznek ellentmondó riportok,

• a projektvezetés végre valódi, integrált képet kap,

• és többszörösen csökken annak az esélye, hogy a projekt elszálljon.

Összegzés: a projektkontrolling nem adminisztráció — a projekt sikerének záloga

A szigetszerű adatkezelés ma is a nagy beruházások egyik legfőbb kockázata. Ha az adatok nincsenek összekötve, a projekt valójában irányíthatatlan.

Az integrált projektkontroll ezzel szemben:

• átláthatóvá teszi a döntéseket,

• időben jelzi a kockázatokat,

• és lehetővé teszi, hogy a vezetők valódi, pontos képet kapjanak.

  
  

És a jó hír: mindezt már Excelben is fel lehet építeni — megfelelő struktúrával.

Ezt a struktúrát tanítjuk meg a 6 hetes Projektmenedzsment Excelben kurzusunkon, ahol lépésről lépésre, gyakorlati példákon keresztül hozzuk létre a saját projektkontroll adatbázisodat.